Personuppgiftspolicy för Oddworks anställda

Denna personuppgiftspolicy förklarar hur dina personuppgifter samlas in och används i samband med din anställning hos Oddwork. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.  

Som din arbetsgivare är Oddwork personuppgiftsansvariga för hur dina personuppgifter behandlas inom ramen för din anställning. Du alltid förvänta dig att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och schysst sätt hos oss. 

Du kan när som helst kontakta oss om du har frågor kring dina personuppgifter. Prata gärna i första hand med personalansvarig eller din närmaste chef. Du kan även maila oss på kontakt@oddwork.se eller ringa oss på 031-89 28 35.  

1. Personuppgifter som samlas in om dig

Oddwork kan samla in och behandla flera olika typer av uppgifter om dig under anställningstiden. Till exempel uppgifter som ditt namn, personnummer, kontaktinformation, löneinformation, sjukfrånvaro, kommunikation m.m.  

Längst bak i denna policy hittar du en sammanställning över olika typer av uppgifter som vi kan tänkas behandla om dig. Notera att sammanställningen inte är uttömmande, utan att även andra personuppgifter kan komma att behandlas. Det är inte heller nödvändigtvis så att alla typer av personuppgifter kommer att behandlas i just ditt fall. Det kan bland annat bero på din roll och dina arbetsuppgifter. 

En del uppgifter kan utgöra så kallade känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om sjukdom, funktionshinder eller facklig tillhörighet. Dessa typer av uppgifter kommer behandlas med extra omsorg och samlas bara in om det är nödvändigt. Känsliga personuppgifter kan exempelvis behövas för att betala ut sjuklön till dig eller för fullgöra skyldighet att förhandla med ditt fackförbund.  

Vi kan även komma att behandla kontaktuppgifter till personer som du har angett som anhöriga, till exempel om det skulle uppstå en nödsituation på jobbet. Du får gärna hjälpa oss att informera dessa personer om att du har lämnat deras uppgifter till Oddwork.   

2. Hur dina uppgifter samlas in

• Information som du ger till oss. Merparten av alla uppgifter lämnar du själv till oss under anställningstiden. Du kan även ha lämnat uppgifter till oss sedan innan, till exempel i din jobbansökan och under din anställningsintervju. En del uppgifter är helt frivilliga att lämna. Många uppgifter behöver du dock lämna till oss, till exempel för du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter, för att vi ska kunna betala ut din lön m.m.  
• Information som samlas in på andra sätt. Vi kan även inhämta information om dig på andra sätt, till exempel från dina chefer eller personalansvariga, tredje parter som du har anvisat oss att inhämta personuppgifter från eller andra pålitliga källor. Uppgifter kan även inhämtas från kunder som du har utfört konsultuppdrag eller andra uppdrag för, till exempel uppgifter om arbetstid och arbetsuppgifter. Personuppgifter kan också genereras automatiskt när du till exempel använder Oddworks utrustning och system. 

3. Hur dina uppgifter kommer att behandlas

Oddwork kommer framförallt att behandla dina personuppgifter för att ingå och fullgöra ditt anställningsavtal, eventuella kollektivavtal, fullgöra skyldigheter enligt lag och för andra berättigade intressen.  

Hur dina personuppgifter behandlas kan delvis bero på din roll och dina arbetsuppgifter. Oddwork kan till exempel behandla dina personuppgifter för följande syften och baserat på följande lagliga grunder: 

• För att administrera din anställning. Dina personuppgifter kommer att användas för att fullgöra ditt anställningsavtal, eventuella kollektivavtal och för andra berättigade intressen. Till exempel för att beräkna och betala ut löner, administrera eventuella anställningsförmåner (inkl. pensioner, livförsäkring och hälso- och sjukvårdsförsäkring), lönerevision, tillhandahålla företagshälsovård, semester, tidrapportering, samt för att upprätthålla sjukdoms- och frånvarodokumentation för beräkning av sjuklön och deltagande i rehabiliteringsutredningar. Dina personuppgifter kommer även att användas för allmän personaladministration, till exempel för att registrera dig i interna system, planera och följa upp din arbetstid och dina arbetsuppgifter, hålla en uppdaterad organisationskarta och register över anställda, upprätta interna rapporter och statistik m.m. 
• För att säkerställa att du har en god och säker arbetsmiljö. Dina personuppgifter kommer användas för att förebygga ohälsa och olycksfall i ditt arbete, samt för att fullgöra andra arbetsmiljömässiga skyldigheter. Dessa skyldigheter framgår bland annat av arbetsmiljö- eller arbetsrättslig lagstiftning, till exempel arbetsmiljölagen. Vi har även ett berättigat intresse av att ha friska och arbetsföra anställda, samt av att förebygga obehörigt tillträde till lokaler och utrustning. 
• För att kommunicera med dig och andra. Du kommer oundvikligen förekomma i en del dokument och kommunikation, internt och externt. Dina personuppgifter kommer även användas för att genomföra medarbetarsamtal med dig, samt för att besvara frågor från dig rörande din anställning. Det är ett naturligt led i din anställning. Det är också nödvändigt för våra berättigade intressen av att effektivt kommunicera med dig och andra, samt av att du ska trivas och utföra ditt jobb på ett bra sätt. 
• För att möjliggöra för dig att utföra dina arbetsuppgifter. Dina personuppgifter kommer användas för att tillhandahålla det stöd du behöver för att kunna utföra dina arbetsuppgifter, till exempel att skriva epost, upprätta dokument, rapporter, presentationer, genomföra affärsresor m.m. Det är nödvändigt för att du ska kunna utföra ditt jobb på ett bra sätt. Vi kan ibland även ha en skyldighet att tillhandahålla dig arbetsutrustning och andra arbetsverktyg som du behöver. 
• För att administrera konsultuppdrag. Om du har en konsultroll, kommer dina personuppgifter användas för att offerera och hyra ut dig som konsult till andra företag. Dina personuppgifter kommer också användas för att följa upp och administrera dina konsultuppdrag, till exempel för planering och fakturering. Det är nödvändigt för att du ska kunna jobba som konsult, samt för våra berättigade intressen av att kunna erbjuda kvalitativa konsulttjänster.  

• För att marknadsföra dig och oss. Du kan komma att publiceras med namn, bild, jobbtitel, telefonnummer och epost på vår hemsida, www.oddwork.se. Det är bland annat nödvändigt för vårt berättigade intresse av att befintliga och potentiella kunder lätt ska kunna kontakta dig. Du får gärna be oss att ta bort dig om du inte önskar synas på hemsidan. Du kan även förekomma på bilder som delas i våra sociala kanaler, till exempel på LinkedIn, Facebook och Instagram. Du kommer normalt sett bli tillfrågad innan en bild på dig publiceras. Det är helt okej att säga nej. Du har även rätt att ångra dig och be oss ta bort en bild på dig.  
• För att bjuda in dig till aktiviteter och utbildningar. Dina personuppgifter kommer användas för att bjuda in dig till och ordna så att du kan delta på aktiviteter och utbildningar internt och externt, till exempel evenemang, konferenser och föreläsningar. Det är bland annat nödvändigt för våra berättigade intressen av utbildning och kompetensutveckling på arbetsplatsen. Vi kan ibland även ha en skyldighet att utbilda dig. Många aktiviteter och utbildningar är frivilliga att delta på. 
• För att genomföra medarbetarundersökningar. Dina personuppgifter kan användas i samband med medarbetarundersökningar, till exempel för att höra dina tankar om din arbetssituation och arbetsplatsen i stort. Det är normalt sett frivilligt att svara på medarbetarundersökningar. Uppgifterna från enkäten kommer att användas som underlag för våra berättigade intressen av att skapa en god arbetsmiljö, för dig och alla andra som jobbar hos oss. 
• För att följa arbetsrättsliga lagar och skyldigheter. Dina personuppgifter kommer användas för att fullgöra våra skyldigheter enligt eventuella kollektivavtal, arbetsrättslagstiftning och andra rättsliga skyldigheter. Det kan till exempel handla om rapportering till myndigheter eller turordningsregler i samband med uppsägningar. Några lagar som är relevanta för din anställning är bland annat anställningsskyddslagen, semesterlagen, sjuklönelagen, lagen om medbestämmande i arbetslivet, inkomstskattelagen och socialförsäkringslagstiftning.  
• För att skydda Oddwork, dig och andra. Vi kan behandla dina uppgifter för att försvara eller göra gällande våra, dina eller andras juridiska rättigheter, affärsintressen eller andra legitima intressen. Det kan till exempel behövas om du eller någon annan riktar krav mot oss, eller om det förekommer trakasserier eller diskriminering på arbetsplatsen. Detta är nödvändigt för att skydda dig och andra, samt för andra berättigade intressen. Vi har även en skyldighet att förebygga diskriminering, bland annat enligt diskrimineringslagen.  

Vi kan ibland behöva ta del av dina filer och epostmeddelanden, som lagras på Oddworks system eller utrustning, om det krävs för att utreda en allvarlig misstanke om illojalt eller brottsligt beteende (t.ex. konkurrens- eller sekretessbrott). Det kommer förhoppningsvis aldrig behövas.  

• Känsliga personuppgifter. Vi kommer bara att behandla känsliga personuppgifter om det är nödvändigt för att du eller vi ska kunna fullgöra eller utöva arbetsrättsliga skyldigheter och rättigheter, för att vi ska kunna försvara eller göra gällande rättsligt anspråk, för att skydda din hälsa i en akut sjukdomssituation, eller om du uttryckligen har samtyckt till det. Till exempel kommer uppgifter om din sjukfrånvaro användas för att betala ut sjuklön till dig. 

4. Dina uppgifter delas med andra

Oddwork kan ibland behöva dela dina personuppgifter med andra pålitliga personer och företag. Till exempel kan dina personuppgifter delas med: 

• Dina kollegor. Dina personuppgifter kommer att delas med anställda och konsulter som jobbar hos Oddwork, men bara personer som behöver tillgång till dem för att kunna utföra sina jobb. Till exempel kommer dina uppgifter delas med personalansvariga, chefer, IT och ekonomiavdelning. Du kommer naturligtvis även själv dela en del uppgifter med dina kollegor. 

• Kunder. Dina personuppgifter kan delas med företag som köper konsulttjänster av Oddwork. Det är nödvändigt för att vi ska kunna ingå och fullgöra avtal med kunder, samt för att du ska kunna utföra konsultuppdrag. Kunden är personuppgiftsansvarig för hur dina personuppgifter behandlas av dem inom ramen för konsultuppdraget. 
• Tjänsteleverantörer. Dina personuppgifter kan delas med företag som levererar olika typer av tjänster till oss. Till exempel leverantörer av IT, juridiska och andra professionella rådgivare, samt externa aktörer som administrerar löner och förmåner m.m. Dessa parter får bara behandla dina personuppgifter enligt instruktioner från oss, eller för att uppfylla sina rättsliga skyldigheter. 
• Myndigheter och andra aktörer. Vi kan ibland behöva lämna nödvändig information till parter som enligt lag eller kollektivavtal har rätt att få information om dig. Till exempel Försäkringskassan, Skatteverket, Polisen, fackförbund och domstolar. Vi kommer dock bara lämna ut dina personuppgifter om vi är skyldiga att göra det, eller om du har godkänt det. 
• Försäljningar. Det kan hända att vi, av strategiska eller affärsmässiga skäl, i framtiden beslutar att sälja eller överföra hela eller delar av bolaget. Som ett led i en transaktion kan dina personuppgifter behövas delas med parter som är involverade i transaktionen. 
• Övriga. Vi kan även lämna ut dina personuppgifter till andra företag, organisationer eller personer, om du har godkänt det. 

5. Dina uppgifter kan behandlas utanför EU/EES

Oddwork strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Dina personuppgifter kan dock ibland behöva överföras till företag utanför EU/EES.  

Observera att andra regler kan gälla för dina personuppgifter utanför EU/EES, som ibland kan innebära ett sämre skydd. Vi kommer dock se till att rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder finns på plats för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå (t.ex. godkända standardklausuler och Privacy Shield). Du kan alltid kontakta oss om du har frågor kring tillämpliga skyddsåtgärder.  

6. Så länge sparas dina uppgifter

Dina personuppgifter sparas bara så länge dem behövs för att uppfylla syftet med behandlingen. Tyvärr går det inte att på förhand ange exakt hur länge detta är för alla uppgifter. Samma personuppgift kan sparas för olika ändamål. Till exempel kan information om konsultuppdrag sparas för fakturering och bokföring, trots att den har gallrats bort för andra syften. Vi kontrollerar regelbundet behovet av spara dina uppgifter, med hänsyn till tillämpliga lagkrav. 

Vi sparar generellt sett merparten av dina uppgifter under din anställningstid och ibland en tid därefter. När din anställning upphör kommer många av dina personuppgifter att raderas exempelvis kommer ditt epostkonto att raderas, i normala fall inom en månad. Enstaka mail kan dock behöva sparas, till exempel om det behövs för Oddworks ansvar eller intressen i förhållande till kunder eller leverantörer.   

Vi kan också spara rena faktauppgifter om uppsägningar, samt arbetsintyg och referenser som vi har gett till dig efter det att anställningsförhållandet har upphört. 

Dina personuppgifter kan även behöva sparas en tid efter att du har slutat hos oss, om det behövs för att uppfylla rättsliga skyldigheter. Till exempel måste uppgifter sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter kring beskattning och bokföring, eventuella skyldigheter i samband med företrädesrätt till återanställning, samt för att hantera eventuella rättsliga krav som du kan tänkas rikta mot oss. Det krävs ibland också att dina uppgifter sparas för utbetalning av exempelvis pension. Om dina uppgifter måste sparas på grund av rättsliga skyldigheter, kommer uppgifterna bara användas för att uppfylla dessa skyldigheter och inget annat. 

7. Du bestämmer

Det är dina personuppgifter. Du har därför rätt att få information och påverka hur dina personuppgifter behandlas av oss. Här följer en kort sammanfattning av dina rättigheter.  

• Rätt att invända mot behandling. Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för berättigade intressen. Du kan kontakta oss för att få mer information om den intresseavvägning som har gjorts. 
• Rätt att få tillgång till och flytta din data. Du kan när som helst begära en kopia av dina personuppgifter och information om hur dessa har inhämtats, används, delas m.m. Du har ibland även rätt att överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel en annan arbetsgivare. 
• Rätt att radera uppgifter. Du har rätt att begära att en uppgift om dig raderas om uppgiften inte längre är nödvändig för syftet som den samlades in för, eller om det saknas laglig grund för att behandla uppgiften.  
• Rätt att rätta felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas. Du har även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter. Om dina personuppgifter ändras under anställningstiden, får du gärna meddela oss. 
• Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas tills felaktiga uppgifter har rättats eller en invändning från dig har utretts.  

• Rätt att återkalla ditt samtycke. Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss. Notera dock att det inte påverkar den behandling som utförts innan återkallelsen. 

Observera att det kan finnas andra lagregler som begränsar, eller utökar, dina rättigheter. Till exempel kan rättsliga skyldigheter hindra eller ge oss rätt att inte lämna ut, radera eller flytta delar av dina uppgifter. 

8. Klagomål

Du har rätt att kontakta och klaga hos Datainspektionen om du anser att dina personuppgifter har hanterats felaktigt av oss. Läs mer på www.datainspektionen.se. 

9. Uppdateringar i policys

Denna personuppgiftspolicy kan ibland behöva ändras eller uppdateras, till exempel om Oddworks organisation eller verksamhet förändras. Du kommer informeras om några betydelsefulla ändringar görs, för att ge dig möjlighet att ta ställning till ändringen innan den börjar gälla.  

Individdata

Exempelvis namn, personnummer, kön, nationalitet, modersmål samt språkkunskaper i övrigt, civilstatus, foton.

Organisationsdata

Exempelvis anställningsnummer, anställningstid, arbetsbeskrivning, arbetsposition, arbetsplats.   

Kontaktinformation

Exempelvis jobbadress, hemadress, epost, telefonnummer.

Korrespondens- och dokumentsdata 

Exempelvis epost, korrespondens, dokument, arbetsdokument och annan kommunikationsdata som är upprättad, lagrad och skickad genom Oddworks nätverk, applikationer, datorer eller annan kommunikationsutrustning.  

Uppgifter om löner och förmåner 

Exempelvis lön, lönerevisioner, skatteavdrag, pensionsinformation, bankuppgifter, uppgifter om försäkringar och andra förmåner.  

Uppgifter för administration 

Exempelvis anställningsavtal mellan dig och Oddwork, anställningsdatum och slutdag, anställningsform samt andra överenskommelser, t.ex. avseende föräldraledighet, semester eller tjänstledighet. 

Tidsuppgifter

Exempelvis arbetstid, upparbetad tid, semester, frånvaro samt eventuella sjukintyg.  

Facktillhörighet

Om relevant. 

Säkerhetsuppgifter

Exempelvis åtkomstbehörigheter, passerkort, användning av passerkort, nycklar samt liknande uppgifter från interna säkerhetssystem.  

Hälsouppgifter

Exempelvis uppgifter avseende sjukfrånvaro, planerade rehabiliteringsåtgärder, arbetsrelaterade incidenter och olyckor, hälsoundersökningar, klädstorlekar, funktionsnedsättningar och särskilda behov. 

Prestations- och utvärderingsuppgifter 

Exempelvis utvärderingar, bedömningar och eventuella disciplinära åtgärder. 

Utbildningsuppgifter

Exempelvis interna och externa utbildningar, stipendier, språkkunskaper, certifikat och licenser. 

Konsultuppgifter

Exempelvis konsultavtal inklusive information om arbetsuppgifter, arbetstid och upparbetad tid samt kommentarer från kund.  

Reseadministrativa uppgifter 

Exempelvis information om tjänsteresor, bokningsuppgifter, passinformation, företagskontokort, resefakturering samt traktamenten.

Körjournaler

Exempelvis mätarinställningar, registreringsnummer, tid och datum för resan, destination, syftet med resan och andra anteckningar.  

Uppgifter om uppsägning eller avsked 

Exempelvis datum för uppsägning eller avsked, anledning till uppsägning eller avsked, information om uppsägningen, uppgifter inför eventuell framtida referensgivning. 

IT-uppgifter 

Exempelvis användarnamn, lösenord och loggar över användandet av Oddworks utrustning och system.