Employer Branding
Employer Branding
Så påverkar kontorsmiljön arbetsklimatet
03 SEPTEMBER 2024
Under de senaste åren har kontorslandskapen genomgått en rad olika transformationer och trender. Från egna kontorsrum till öppna landskap, lekfulla ytor med pingisbord till aktivitetsbaserade miljöer och hemmakontor. Trender kommer och går, men en sak består: arbetsmiljön påverkar dig, din produktivitet och din hälsa.
Så påverkar öppna kontorslandskap ditt välmående
Idag anammar de flesta företag ett öppet kontorslandskap – och trenden verkar vara här för att stanna. Den främsta argumentationen för öppna ytor är att hålla nere kostnaderna för hyra och förvaltning, men även för att stimulera kreativitet och sociala relationer. Samtidigt visar studier att öppna landskap har minskat den verbala interaktionen mellan kollegor och även bidragit till andra kostnader så som ökad sjukfrånvaro. Så, vilka för-och nackdelar finns det egentligen med öppna kontorslandskap? Och hur kan produktiviteten förbättras i just din kontorsmiljö?
Fördelar med öppna kontorslandskap
- Större flexibilitet
Öppna kontorslandskap ger dig ofta en ökad flexibilitet och en yta som är lättare att ”flytta runt i”, till exempel för att skapa tillfälliga arbetsgrupper, ta ett snabbt samtal med en kollega, eller byta miljö tillfälligt.
- Närmre kontakt med chefer och ledare
Många medarbetare upplever att de får en närmre kontakt med sina chefer i öppna kontorslandskap. En avhandling från Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet visar till exempel att de mailar mindre, har färre konflikter och bättre gemenskap.
- Effektivare spridning av information
Öppna ytor kan även vara en bra lösning på arbetsplatser där medarbetarna behöver kommunicera mycket på daglig basis. Personer i öppna miljöer interagerar oftare med varandra – men däremot minskar utbytet av information av känslig karaktär.
- Enklare utbyte av inspiration och kreativitet
En öppen planlösning kan boosta kreativiteten och utbytet av spontana idéer kollegor emellan. När du blir involverad i olika projekt och diskussioner kan det leda till inspiration, innovativa lösningar och nya perspektiv.
- Ökad känsla av gemenskap
Att sitta nära dina kollegor och chefer kan bidra till en ökad känsla av gemenskap, tillhörighet och ett gemensamt syfte.
Nackdelar med öppna kontorslandskap
- Färre riktiga samtal
En studie från Harvard visar att den verbala interaktionen minskade med 70% i organisationer där man bytte till öppna planlösningar. I stället ökade den digitala kommunikationen med mail och chatt.
- Fler störningsmoment
När den digitala kommunikationen ökar, bidra den även till ökade distraktioner. Att byta kontext och fokusera om på en uppgift efter en distraktion, så som ett digitalt möte eller ett mail, kan ta upp till 23 minuter enligt en studie gjord av the University of California, Irvine.
- Större risk för smittspridning
Flera studier visar på ökad smittspridning i öppna kontorsmiljöer och fler sjukskrivningar jämfört med traditionella kontorsmiljöer. En dansk rikstäckande studie visar att personer med enskilt kontor i genomsnitt har 5 sjukdagar per år, medan de som sitter i större landskap är borta 7–8 dagar. Detta kan både ha med stressnivån att göra, men också för att infektionsrisken ökar när många sitter tillsammans.
- Svårare att hålla fokus
Att hålla koncentrationsnivån uppe kan såklart försvåras i en miljö där det hela tiden pågår andra aktiviteter som telefonsamtal, högljudda samtal mellan kollegor och förbipasserande människor. Dålig akustik och onödiga ljud kan ge upphov till stress, trötthet och sämre prestationer.
- Högre stressnivå
De senaste åren har flera forskningsrapporter visat på ett tydligt samband mellan öppna kontorslandskap och högre stressnivå hos anställda. Anledningen som uppges till detta är bland annat ljudnivån, att de ofta blir avbrutna i sitt arbete och saknar en privat sfär.
5 sätt att förbättra produktiviteten i din kontorsmiljö
Vi spenderar nästan en tredjedel av våra liv på kontoret. Att trivas och må bra på sin arbetsplats är med andra ord en viktig faktor som påverkar både privat-och arbetslivet. Oavsett om du jobbar hemma, i ett öppet kontorslandskap eller en mix av båda kommer här några tips på vad du kan göra för att förbättra din arbetsmiljö.
1. Ställ krav på din arbetsgivare
Om du upplever problem i din arbetsmiljö bör du vända dig till din närmsta chef, HR eller skyddsombud. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren se till att alla medarbetare har en god arbetsmiljö, förebygga ohälsa och vidta de åtgärder som krävs för att lyckas med detta.
2. Markera om du behöver jobba ostört
Är det många som drar i dig eller behöver din hjälp? Sätt upp en markering vid din arbetsplats när du behöver jobba ostört. Ta gärna fram en gemensam markering så att alla kollegor har förståelse för vad den betyder och respekterar den.
3. Främja en kultur som respekterar personliga gränser
Uppmuntra en kontorskultur som respekterar personliga gränser. Kan ni gemensamt komma överens om att ha mötesfria eftermiddagar eller tider för ostört arbete där ni undviker sponta frågor och andra distraktioner?
4. Sätt på dig hörlurarna
Avskärma dig från ljudnivån genom att sätta på dig hörlurarna om du har svårt att behålla fokus. Detta kan även signalera till kollegorna att du vill jobba ostört. Om problemet kvarstår, prata med din närmsta chef, HR eller skyddsombud. Kanske kan du erbjudas ett enskilt rum eller får jobba hemifrån några dagar i veckan?
5. Avgränsa hemmakontoret
Utse gärna ett specifikt rum där du arbetar om du jobbar hemifrån. Dels ökar produktiviteten om du får jobba ostört om du delar ditt hem med andra. Det hjälper dig även att koppla bort jobbet och stänga dörren när arbetsdagen är avslutad.
