Fem tips för
effektiv intern-
kommunikation

Vad är internkommunikation?

Internkommunikation är all kommunikation inom en organisation: mellan ledning och medarbetare, mellan chefer och team och mellan kollegor. Syftet är att alla ska förstå mål och beslut, känna sig delaktiga och kunna göra ett bra jobb. Bra internkommunikation ger högre engagemang, snabbare förändringsarbete och ett starkare arbetsgivarvarumärke.

• Intern kommunikation riktar sig till medarbetare och chefer, till exempel via intranät, Teams eller Slack, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och nyhetsbrev.
• Extern kommunikation riktar sig till kunder, kandidater, investerare och media.
• De två hänger ihop: det medarbetarna upplever inifrån är det de berättar utåt, och det påverkar hur ni uppfattas som arbetsgivare.

En arbetsdag består till stor del av internkommunikation, oavsett roll och företag. Du kanske skickar mail, minglar i lunchrummet, sitter i möten, stämmer av med chefen eller ringer ett samtal för att kolla upp den där viktiga detaljer som din kollega alltid har koll på. Men internkommunikation är mer än trevliga samtal – det är också ett verktyg som hjälper dig att skapa riktning, klarhet och sammanhang i företagets strategi och visioner.  

För att vara konkret, syftet med internkommunikation är att skapa engagemang, framgång och action. Låt oss dyka djupare i hur vi upprätthåller bra och effektiv internkommunikation – en komplex men viktig process för alla organisationer! 

Därför är internkommunikation viktigt för ditt arbetsgivarvarumärke 

Inom employer branding är internkommunikation en viktig pusselbit för att skapa en atmosfär av tillit, engagemang och öppenhet bland medarbetare. Rent konkret handlar det om att hålla medarbetare informerade om företagets beslut, förändringar och framsteg. När medarbetare känner sig involverade blir de mer benägna att vara ambassadörer för företaget och bidra till att sprida en positiv känsla för företaget som en attraktiv arbetsgivare. Det är just detta vi på Oddwork brinner för. Att fler människor får göra det de verkligen vill – på en arbetsplats där de verkligen trivs.

Positiva effekter av bra internkommunikation 

1. Högre medarbetarnöjdhet

En organisation som prioriterar internkommunikation visar att den bryr sig om sina anställda och deras välbefinnande. Genom att sprida relevant och viktig information till medarbetarna känner de sig mer delaktiga och informerade, vilket i sin tur kan öka både engagemang och trivsel på arbetsplatsen.
 

2. Ökad innovationsförmåga

Genom att främja en transparent kultur kan internkommunikation även uppmuntra till kunskapsdelning och idéutbyte. När medarbetare känner sig bekväma att dela sina idéer och åsikter kan det leda till kreativa lösningar, processförbättringar och innovation inom organisationen. Win – win!
 

3. Bättre genomförande av strategier och mål

Tydlig internkommunikation hjälper även till att förankra organisationens strategier och mål på alla nivåer. När anställda är medvetna om organisationens övergripande vision och mål kan de arbeta mot samma riktning och fatta beslut som stöder dessa mål. Detta kan i sin tur leda till en mer enhetlig och effektiv verksamhet.

Fem tips för att skapa effektiv internkommunikation  

1. Se över vilka kommunikationskanaler som används

Den senaste rapporten från Coveo visar att medarbetare lägger i snitt 3,6 timmar av arbetsdagen på att leta information. 3,6 timmar! Genom tydlig struktur och genomtänkta kanalval kan de timmarna minska markant – och medarbetarna kan istället fokusera på rätt saker.
 

2. Genomför en målgruppsanalys på den interna styrkan

Precis som varumärket har olika externa målgrupper, finns det även olika interna målgrupper. Ett vårdföretag kommunicerar inte på samma sätt och i samma kanal med patienter, leverantörer och anhöriga. Men hur kommunicerar de med den interna styrkan? Genomför en intern målgruppsanalys och fråga hur de olika grupperna föredrar att kommunicera. Teamet med sjuksköterskor kanske föredrar internmöten medan undersköterskorna föredrar Teams-möten. Våga anpassa både budskap och kommunikationskanal för de olika interna målgrupperna!

3. Ledarna sätter standarden!

Hur effektivt ledarna kommunicerar internt spelar en viktig roll för hela organisationens klimat och kultur. Till ledaren: Hur aktivt och konsekvent kommunicerar du med dina medarbetare för att säkerställa att de är informerade, engagerade och delaktiga i organisationens mål och beslut?
  

4. Hitta ert varför

Kan medarbetarna besvara frågor som:

• Vilka är våra mål?
• Varför går jag till jobbet varje dag?
• Vad bidrar jag till?
• Hur ska vi nå företagets mål?

Genom att bjuda in medarbetarna i dessa konversationer skapas förtroende. Och med förtroende kommer engagemang och samhörighet.

5. Använd enkäter och undersökningar för att ta tempen på organisationen

En kultur där medarbetare känner sig hörda skapar en trygg grund för all kommunikation. Använd enkäter, medarbetarsamtal och öppna diskussioner för att få insikter hur kommunikationen och ledarskapet kan förbättras.

Så tar du fram en strategi för internkommunikation

1. Utgå från verksamhetens mål. Vad behöver medarbetarna förstå, tycka och göra för att målen ska nås?
2. Kartlägg målgrupperna. Kontorsanställda, medarbetare i produktion och chefer behöver ofta olika kanaler och olika tonläge.
3. Bestäm kanaler och ansvar. Vilken information går via chefen, vilken via intranätet och vilken via snabba kanaler som Teams eller Slack?
4. Rusta cheferna. Medarbetare vill helst få viktig information från sin närmaste chef. Ge cheferna budskap, underlag och tid.
5. Mät och justera. Följ upp med korta pulsmätningar, läs- och klickstatistik och frågor i medarbetarundersökningen.

Verktyg och format som fungerar

• Intranät och nyhetsbrev för det som ska gå att hitta i efterhand.
• Teams, Slack eller Workplace för snabba frågor och dialog.
• Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal för dialog och förankring.
• Medarbetarvideo för att låta kollegor berätta om förändringar, projekt och kultur med egna ord.

Så mäter du intern kommunikation

Följ tre nivåer: når budskapen fram (öppnings- och lästal), förstår medarbetarna dem (pulsfrågor om mål och beslut) och leder de till handling (engagemang, delaktighet och medarbetarengagemang över tid).

Vanliga frågor

Vanliga frågor om internkommunikation

Vad är syftet med internkommunikation?

Att skapa förståelse för mål och beslut, engagemang och en gemensam kultur, så att medarbetarna kan göra ett bra jobb och vill stanna.

Vad är skillnaden mellan intern och extern kommunikation?

Intern kommunikation riktar sig till medarbetare och chefer. Extern kommunikation riktar sig till kunder, kandidater och omvärlden. Ett starkt arbetsgivarvarumärke kräver att båda säger samma sak.

Vem ansvarar för internkommunikationen?

Ofta HR eller kommunikationsavdelningen, men cheferna är den viktigaste kanalen. Utan chefer som kommunicerar fungerar ingen intern strategi.

Hur hänger internkommunikation ihop med employer branding?

Ert EVP måste stämma med vardagen inifrån. Internkommunikationen är det som gör arbetsgivarlöftet sant för medarbetarna, och det är därför vi arbetar med båda i våra employer branding-uppdrag.