Onboarding som förebygger personalomsättning och ökar produktiviteten

Ny medarbetare på ingång? Så lyckas du med din onboardingprocess.

I denna artikel kommer vi ta upp ämnet onboarding – en rutin lika viktig som att kaffemaskinen står redo med nybryggt kaffe på måndagsmorgonen. Om nya medarbetare tidigt integreras med företaget och kulturen, ökar även produktiviteten och chansen att behålla personal. Så, lägg ifrån dig din trista introduktionsmall och låt oss börja resan mot en onboarding som skapar engagemang och ett positivt första intryck – och i förlängningen en inkluderande, effektiv och lönsam arbetsplats. Men först, en onboarding i onboarding.

Onboarding och lönsamhet: En kärlekshistoria

Vad är syftet med onboarding då? Jo, kort och gott att förebygga personalomsättning och minska tiden det tar för en nyanställd att bli produktiv i sin nya roll – två mål som går hand i hand. För när nya medarbetarna känner sig less like an alien, alltså bekväma, inkluderade och informerade, då är de mer benägna att vara produktiva och stanna kvar på arbetsplatsen också. Win win!

Checklista för pree-boarding och onboarding

Baserad på de senaste trenderna, empirin och verkligheten på dagens kandidatmarknad, har vi tagit fram en checklista för en tydlig pree-och onboardingprocess som ger dina nyanställda en start att minnas. 
 
Prova att följa nedan steg efter du har checkat av de självklara och praktiska detaljerna (som att beställa passerkort, arbetsredskap eller installera grundläggande program på datorn).  

Innan start 

✅ Välkomna den nya kollegan med samtal/sms/mejl och stäm av startdag, tider och övrig information om den nyanställdas första dag.
Tips: Automatisera dessa processer för att försäkra att alla nya kollegor välkomnas på samma sätt.

✅ Utse en introansvarig/fadder relaterad till rollen som den nya kollegan kan vända sig till vid frågor och funderingar.

✅ Skapa en introduktionsplan och schema över de första veckorna.Tips: Om du har en delbar kalender eller schema tipsar vi om att skicka över den någon vecka innan första arbetsdagen. Det skapar möjlighet för den nya att sätta sig in i systemen ni jobbar i och ger även en tydligare uppfattning om vad som förväntas de första dagarna.

✅ Bjud in till inplanerade aktiviteter och möten så att den nya känner sig inkluderad i planeringen redan från start.

✅ Informera teamet om nytillskottet och introducera den nya medarbetaren i interna kanaler med namn, bild och information om den nya rollen.

Första dagarna

✅ Välkomna den nya kollegan direkt i dörren och börja med en liten guidad tur runt hela arbetsplatsen.

✅ Skicka över personalhand/kulturboken och andra viktiga dokument som kan vara bra att gå igenom under de första dagarna.

✅ Ta en gemensam fika eller lunch med teamet första dagen för att få möjlighet att hänga i en lite mer avslappnad setting.

✅ Gå igenom säkerhetsrutiner och nödutgångar.

✅ Presentera organisationens struktur, syfte, värdegrund, vision, mission och företagskulturella aktviteter.

✅ Informera om anställningsvillkor, arbetstider och förmåner.

✅ Gå igenom hela arbetsbeskrivningen och introducera arbetsuppgifter.

✅ Gå igenom aktuella system och kommunikationskanaler.

✅ Avsätt tid för reflektion och avstämning.

✅ Introducera nytillskottet för hela teamet/bolaget.

Första tre månaderna

✅ Boka in avstämningsmöte med HR för att utvärdera introt

✅ Introducera bolagets verksamhet och ge nytillskottet tid till att lära känna relevanta avdelningar. Tips: Inför internpraktik i verksamheten där nya kollegor får ”praktisera” hos sina kollegor. Det skapar förståelse och respekt för varandras uppgifter och tid, samtidigt som nya kontakter knyts.

✅ Boka in regelbundna avstämningsmöten med närmsta chef.

✅ Boka upp en aktivitet för hela teamet utanför arbetstid – en ny kollega påverkar hela gruppens dynamik, se till att skapa förutsättningar för alla att lära känna varandra.